Wiele z dokumentów funkcjonuje tylko w formie elektronicznej, a coraz rzadziej otrzymujemy papierowy rachunek czy fakturę. Podobnie jest z drukami w firmach, które ustawa zobowiązuje do archiwizacji dokumentów. Muszą one przekazywać takie dokumenty do archiwum, zachowując wszelkie zasady ostrożności. Czy trzeba tworzyć także archiwum elektroniczne?
Czy firmy muszą tworzyć archiwum elektroniczne?
Archiwa państwowe są zobowiązane do przyjmowanie dokumentów elektronicznych, które muszą być przekazywana po upływie 10 lat od ich utworzenia. Ich obowiązkiem jest także bezpieczne i długotrwałe przechowywanie tych pism z poszanowaniem przepisów prawa. W razie potrzeby, dokumenty muszą być udostępniane, więc archiwum elektroniczne nie może być chaotyczne – wszystkie dokumenty trzeba odpowiednio posegregować. Przekazywane pliki również muszą być uporządkowane. Przepisy prawa określają, jak ma być przygotowana dokumentacja elektroniczna, którą przekazuje się do archiwum. Ważne jest, by odpowiednio segregować pliki już na etapie ich tworzenia, a następnie dobrze nimi zarządzać. Dzięki temu sam proces przygotowywania dokumentacji do archiwizacji nie będzie bardzo pracochłonny. Proces przekazywania dokumentów elektronicznych opisano w rozporządzeniach MSWiA oraz w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Tworzenie archiwum elektronicznego musi przebiegać zgodnie z zapisami tych dokumentów.
Archiwizacja dokumentów a system informatyczny. Jak działa archiwum elektroniczne?
Realizacja tak dużego projektu nie jest możliwa bez sprawnie działającego systemu informatycznego. Archiwum elektroniczne fachowo nazywa się Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE). Prototyp jest wciąż ulepszany, aby archiwizacja dokumentów przebiegała szybko i sprawnie. Przesłanie dokumentów musi być poprzedzone przesłaniem wniosku do dyrektora archiwum. Pozytywne przyjęcie wniosku oznacza, iż zostanie przygotowane konto dla instytucji, która chce przesłać dane. Paczka archiwalna, przesłana w formie nieskompresowanego pliku musi zawierać trzy foldery: dokumenty, metadane (zawiera pliki z metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne, które znajdują się w folderze dokumenty) oraz sprawy (zawiera metadane spraw lub innych grup dokumentów). Dane przekazuje się na zabezpieczonym i dobrze opisanym nośniku.
Przekazywanie dokumentów elektronicznych z pewnością nie jest proste i właściciel firmy może nie dysponować odpowiednią wiedzą. W związku z tym konieczne jest zatrudnienie specjalisty w dziedzinie elektronicznej archiwizacji dokumentów, który będzie wiedział, jak właściwie tworzyć archiwum elektroniczne.